Conservación y validez de las facturas en formato electrónico

¿Puedo emitir facturas en PDF y mandarlas por correo electrónico?
Versis | 30/05/2018

Conocemos que los sujetos pasivos del IVA están obligados a entregar factura cada vez que realizan una operación, incluyendo las que no se encuentren sujetas al impuesto, o bien que estándolo, resulten exentas. Además, tienen la obligación de conservar copia de cada una de ellas.

¿Puedo emitir las facturas en formato electrónico?

Si, siempre que se puedan garantizar por alguna de las siguientes formas:

  1. Mediante una firma electrónica basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, o bien, en un certificado reconocido.
  2. Mediante un intercambio electrónico de datos.
  3. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Así, una factura expedida y recibida en formato electrónico tiene la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor.

La conservación por medios electrónicos se ha de hacer de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros medios que garanticen la autenticidad de su origen o la integridad de su contenido.

Por lo tanto, no es necesario conservar en formato papel, las facturas recibidas electrónicamente, ni tampoco su las mismas han sido objeto de digitalización para su conservación por medios electrónicos.

¿Se puede emitir una factura en PDF y remitirla por correo electrónico?

Hacienda siempre dice que el sistema de envío debe garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse controles de gestión que permitiesen crear “una pista de auditoría fiable”.

Podemos pues concluir, que la factura en formato PDF, sin firma electrónica y remitida por email, es totalmente válida, siempre que se disponga de un sistema de control adecuado, lo cual cumpliremos si conectamos la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago, y para satisfacer la “pista de auditoría fiable”, deberemos conservar juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.

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