El pasado 5 de diciembre de 2023 fue aprobado el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
¿Qué finalidad persigue este nuevo reglamento de facturación?
El principal objetivo de esta norma es avanzar contra el incumplimiento tributario y la economía sumergida originada por uso del ‘software de doble uso’. Esto viene dado por aquellos programas informáticos que permiten manipular la contabilidad del negocio.
Los principales objetivos serían:
- Evitar la alteración de facturas y facturas simplificadas una vez han sido emitidas.
- Poder enviar la información de manera automática a la AEAT
- Digitalización y modernización de pymes
- Mejorar el cumplimiento tributario.
En definitiva, como hemos indicado anteriormente la aprobación este nuevo reglamento busca avanzar y dar un paso más contra el incumplimiento tributario.
¿A quién va dirigido este nuevo sistema informático de facturación?
Este reglamento está dirigido sobre todo a los productores y comercializadores de software de facturación. Estos deben de poner a disposición de los empresarios sistemas informáticos de facturación adaptados a la norma.
¿A quién se aplican estos nuevos sistemas informáticos de facturación?
El reglamento de facturación de los sistemas electrónicos que se incluyen en el reglamento afectan a todas las facturas o justificantes equivalentes, incluyendo especialmente la factura simplificada, y a todos los empresarios y profesionales. Sin embargo, la norma recoge algunas excepciones.
En concreto, no se aplicarán a los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII), a los acogidos al régimen de agricultura, ganadería y pesca de IVA, a empresarios y profesionales acogidos al régimen especial del recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA. Tampoco a determinadas entregas de energía o facturadoras y aquellas operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes situados en el extranjero.
También existe la posibilidad de solicitar la no aplicación de estas nuevas obligaciones al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT cuando concurran las siguientes circunstancias:
- A determinados sectores empresariales o profesionales o con contribuyentes determinados. Cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector que se trate, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de la actividad económica.
- Cuando concurran circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten dicho cumplimiento.
Esta resolución será de carácter temporal y podrá establecer condiciones especiales y afectar a todas o a alguna de las nuevas obligaciones establecidas.
El ámbito de aplicación de estos nuevos sistemas informáticos se establece para todo el territorio español. Sin perjuicio de las especialidades establecidas por los territorios forales (País Vasco y Navarra) de concierto y convenio económico y por la normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla.
¿Qué requisitos debe tener un sistema informático de facturación?
La expedición de facturas deberá de contener las funciones y acciones siguientes:
- Admitir la entrada de información mediante cualquier método.
- Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior. Esto debe ser en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
- Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados. Independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.
Características del registro de facturación
El sistema informático debe automáticamente generar un registro de facturación de alta. Se hará de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura y debe de contener los siguientes datos:
- NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada.
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
Además, se podrá generar un registro de facturación de anulación en caso de haber emitido erróneamente una factura y sea necesario anular el registro de facturación de alta.
Finalmente se introduce la necesidad de generar una huella o hash (por ejemplo, un código QR) a los registros de facturación y se deberán de firmar electrónicamente.
Sistema de emisión de facturas verificables
El sistema de emisión de facturas verificables o “Sistema VERIFACTU” se emplea para llamar a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) o software de mercado homologados por la AEAT empleado para asegurar el cumplimiento de los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturas.
Mediante este sistema con ciertas especificaciones técnicas de forma voluntaria se podrá remitir de forma inmediata y segura a la AEAT todos los registros de facturación. No será necesario realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o “hash” de estos registros.
Al iniciar la remisión sistemática de registros por este sistema se entenderá que opta por este sistema y se prolongará hasta la finalización del año natural en que se haya producido el primer envío.
¿Cuándo será obligatorio este nuevo sistema informático de facturación?
El Reglamento entró en vigor el 7 de diciembre de 2023. Debiendo tener operativos los obligados tributarios los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos exigidos antes del 1 de julio de 2025, excepto los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación. Estos deberán tenerlos en el mercado en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial que especifique todos los detalles técnicos del registro.
¿Qué sistema informático de Facturación puedo utilizar?
El obligado tributario tiene las siguientes opciones:
- Un sistema informático propio. Esta opción implica tener una declaración responsable expedida por la entidad, fabricante o desarrollador del sistema. Se debe certificar que el producto se ajusta a las normas y responde ante quienes lo adquieren o utilicen pudiendo ser solicitada por el cliente o por la Administración.
- La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración Tributaria.
Sanciones a proveedores de “software de doble uso” y contribuyentes usuarios
El incumplimiento por parte de la empresa de la Ley contra el fraude fiscal en España podrá ser sancionado. Esto conlleva dos tipos de sanciones, una dirigida a los proveedores de “software de doble uso” y otra para los contribuyentes usuarios de este tipo de soluciones.
Las empresas que se dediquen a la fabricación, producción y comercialización de “software de doble uso” que permitan la manipulación de la contabilidad podrán ser sancionados. Estas penas pueden llegar a ser multas pecuniaria fija de 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa. Por otro lado, los contribuyentes usuarios de este tipo de software podrán ser multados con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio. Esto será como consecuencia por la tenencia de programas informáticos que no estén debidamente certificados o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
