Cada vez son mayores las sanciones por no depositar las cuentas anuales que impone el ICAC en el plazo legal, y esto está ocurriendo de manera habitual con las sociedades inactivas. Un dato: en el año 2022 ha habido un incremento en el número de expedientes de un 82% respecto al año anterior.
Recordemos que el órgano de administración de una sociedad debe formular las cuentas anuales dentro de los tres meses (cuatro en el caso de las sociedades cooperativas) siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Después los socios tienen un plazo de seis meses desde el cierre del ejercicio para aprobar las cuentas anuales, y el plazo para la presentación en el Registro Mercantil es de un mes desde la aprobación de dichas cuentas. Se entenderá mejor con un ejemplo: una sociedad que cierra el ejercicio a 31 de diciembre de 202X, tiene de plazo para aprobar las cuentas anuales hasta el 30 de junio de 202X+1. Ahora supongamos que agota ese plazo y las aprueba el 30 de junio. En este caso su plazo límite para depositarlas en el Registro Mercantil será hasta el 30 de julio de 202X+1.
Toda sanción tiene un plazo para su tramitación, en este caso, el plazo para resolver y notificar la resolución del proceso sancionador es de seis meses a contar desde la adopción por el presidente del ICAC del acuerdo de incoación. Sin perjuicio de la suspensión del procedimiento y de la posible ampliación de dicho plazo total y de los parciales previstos para los distintos trámites del procedimiento.
¿A cuánto ascienden estas sanciones?
Lo que más importa en una sanción es determinar la cantidad con la que vamos a ser sancionados. Así, la falta de inscripción de las cuentas anuales en plazo legal supone para la sociedad incumplidora el cierre registral, y adicionalmente la imposición de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el ICAC. Cuando la sociedad o el grupo de sociedades tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa por cada año de retraso se eleva a 300.000 euros.
Tipos de sanciones
Hay que tener en cuenta que el importe de las sanciones se impone tomando en consideración el importe total de las partidas del activo y a cifra de ventas de cada sociedad. Es por ello por lo que existen unos límites:
- La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad. Incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
- Si no se aportase la declaración tributaria anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos que obren en el Registro mercantil.
- Si no se aportase la reiterada declaración tributaria, y el resultado de aplicar el citado porcentaje a la suma de las partidas del activo y ventas fuera superior que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.
Asimismo, en los casos en los que las cuentas anuales se hubiesen depositado con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador por parte del ICAC, la sanción se aplica en su grado mínimo y con una reducción del 50%.
Debemos tener en cuenta que en el ejercicio 2019, debido al estado de alarma se ampliaron los plazos de formulación, aprobación y presentación de duchas cuentas, circunstancia que ya no está vigente, por lo que ya no puede esgrimirse este argumento para justificar la no inscripción.
¿Pueden prescribir?
Estas sanciones impuestas por el ICAC prescriben a los tres años. Lo que significa que a partir del 31 de julio de 2023 prescribieron las sanciones relativas a las cuentas anuales cerradas a 31 de diciembre de 2019, y el 31 de julio de 2024 prescribirán las sanciones relativas a las cuentas anuales cerradas a 31 de diciembre de 2020.
Por ello debemos de tener en cuenta las posibles sanciones que se puedan derivar de ejercicios no prescritos. Con independencia de si la sociedad tiene o no actividad o de que se trate de cuentas anuales individuales o consolidadas.
Desde Versis recomendamos a las sociedades que cumplan con las obligaciones formales de depósito de las cuentas anuales. Se debe prestar especial atención a las sociedades inactivas, ya que, como hemos visto, si tú te olvidas, el ICAC no lo hará y sancionará.
