A mayo de 2026, el fichaje digital obligatorio en España sigue sin aprobarse. El Real Decreto que lo regularía está bloqueado tras un dictamen desfavorable del Consejo de Estado, pero la obligación de registrar la jornada ya existe desde 2019 y la Inspección de Trabajo sanciona su incumplimiento con multas de hasta 6.250 euros por infracción.
¿Es ya obligatorio el fichaje digital en España?
No, todavía no. A mayo de 2026, el fichaje digital obligatorio sigue sin estar aprobado. El Gobierno lleva meses intentando sacar adelante un nuevo sistema de registro de jornada exclusivamente digital para todas las empresas españolas, pero la tramitación del Real Decreto está bloqueada. Y no se trata de un ajuste menor: el proyecto supone el mayor cambio en control horario desde que el Real Decreto-ley 8/2019 obligó a todas las empresas a registrar la jornada de sus trabajadores a diario. Lo que se plantea ahora va bastante más allá de aquella obligación inicial.
Lo que sí es obligatorio desde entonces es llevar un registro horario diario, fiable y accesible. Esa obligación existe hoy y genera sanciones. El nuevo decreto lo que haría es elevar las exigencias técnicas, no crear la obligación desde cero.
¿Por qué está parada la tramitación?
Conviene repasar lo que ha ocurrido en los últimos meses para entender la situación actual.
El Gobierno intentó primero aprobar el registro digital junto a la reducción de jornada laboral, dentro del mismo proyecto de ley. En septiembre de 2025, ese proyecto no salió adelante en el Congreso. Tras el fracaso, el Ministerio de Trabajo decidió separar ambas medidas y tramitar el registro horario por su cuenta, esta vez mediante un Real Decreto. Esa vía es más rápida porque no necesita pasar por el Parlamento, pero no está exenta de problemas.
En marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable al texto presentado. Las objeciones principales fueron tres: el anteproyecto no evalúa de forma suficiente el impacto económico en pymes (se estima un coste inicial de 867 millones de euros para el tejido empresarial), existen dudas sobre las garantías de protección de datos, y se cuestiona si una medida de este calado puede aprobarse por decreto o debería pasar por las Cortes. A eso se suman tensiones internas dentro del propio Gobierno entre el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Economía, que propone dar un año de plazo adicional a las pymes para adaptarse.
El resultado, a día de hoy, es que el decreto está pendiente de revisión y no hay fecha confirmada de publicación en el BOE.
¿Qué novedades introduce el borrador del Real Decreto?
Aunque el texto definitivo puede sufrir modificaciones, los requisitos centrales del borrador se han mantenido estables a lo largo de toda la tramitación. El proyecto va bastante más allá de prohibir el papel o el Excel. Estas son las principales novedades respecto a la normativa vigente:
- Fichaje exclusivamente digital, personal e inmediato: cada trabajador tendrá que fichar en el momento de iniciar y finalizar su jornada. No se admitirán registros a posteriori ni fichajes colectivos.
- Contenido ampliado del registro: además de la hora de entrada y salida, el sistema deberá recoger las pausas que no computen como trabajo efectivo, si la jornada es presencial o en teletrabajo, y si las horas son ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Trazabilidad de todas las modificaciones: cualquier corrección del registro tendrá que quedar documentada con la fecha, el motivo y el usuario que la realiza. Si existe discrepancia, deberá constar también la disconformidad del trabajador. El Excel y los registros en papel quedan descartados precisamente porque no garantizan esta trazabilidad.
- Acceso remoto de la Inspección de Trabajo: el sistema deberá permitir que los inspectores consulten los registros en cualquier momento, de forma instantánea y a distancia, sin necesidad de personarse en la empresa.
- Protocolo interno obligatorio: cada empresa deberá elaborar un documento que regule cómo se ficha, cómo se corrigen errores y cómo se evalúa el sistema, con participación de la representación de los trabajadores.
- Restricciones a la biometría: la huella dactilar y el reconocimiento facial solo serán válidos cuando no exista una alternativa técnica menos invasiva, y siempre con cumplimiento del RGPD.
¿Y mientras tanto? La Inspección no está esperando
Que el nuevo reglamento no esté aprobado no significa que las empresas puedan bajar la guardia. La obligación de registrar la jornada existe desde mayo de 2019 y la Inspección de Trabajo ya aplica criterios cada vez más estrictos en sus actuaciones.
Uno de los primeros elementos que los inspectores comprueban es precisamente la trazabilidad del registro: que los datos no hayan sido manipulados, que reflejen la jornada real y no un horario teórico, y que puedan exportarse y analizarse de forma inmediata. Registros en papel incompletos, hojas de Excel sin control de cambios o sistemas que no permiten verificar quién modificó qué y cuándo son focos habituales de sanción.
Los datos de la propia Inspección lo confirman. En 2024 se realizaron más de 9.000 actuaciones específicas sobre control horario, con cerca de 3 millones de euros en sanciones propuestas. Las actas de infracción en esta materia se han incrementado un 90 % desde la entrada en vigor del RDL 8/2019. Las sanciones actuales oscilan entre 625 y 6.250 euros por infracción en grado máximo, y el borrador del nuevo decreto prevé elevarlas hasta 10.000 euros por trabajador afectado.
¿Qué pueden hacer las empresas ahora?
No hay nada que obligue a actuar de forma urgente sobre el nuevo decreto, porque no está aprobado. Pero sí conviene actuar con previsión. La obligación de registrar la jornada ya genera sanciones desde hace años, y lo que viene solo endurecerá ese control. No se trata de esperar al BOE, sino de no improvisar cuando llegue una inspección.
Lo más razonable, a día de hoy, pasa por revisar los sistemas actuales de control horario y valorar si cumplen con lo que ya exige la normativa vigente. En concreto:
- Verificar que el sistema es fiable y trazable. Si el registro actual es papel o un Excel sin control de versiones, conviene planificar la migración a un sistema digital que deje rastro de quién ficha, cuándo y desde dónde.
- Comprobar que se registra la jornada real. No el horario teórico del contrato, sino las horas efectivamente trabajadas, incluidas las extraordinarias.
- Asegurar la conservación de los datos. La normativa ya exige mantener los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección.
- Anticipar los requisitos del nuevo decreto. Aunque no esté aprobado, los elementos centrales del borrador (trazabilidad, inmutabilidad, acceso remoto) llevan meses sobre la mesa. Una empresa que ya cuente con un sistema digital solvente no tendrá que hacer cambios de última hora.
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El control de jornada ya no es un trámite que pueda resolverse con una hoja de firmas. La normativa vigente exige registros fiables, la Inspección sanciona los que no lo son, y el nuevo decreto endurecerá las exigencias técnicas en cuanto se publique en el BOE. Desde nuestra asesoría laboral en Valencia ayudamos a empresas y profesionales a revisar sus sistemas de control horario, evaluar su adecuación a la normativa y prepararse para los cambios que vienen, sin improvisaciones ni sorpresas.
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