La factura en papel pasará a ser historia en las relaciones entre empresas y autónomos (B2B). La factura electrónica será obligatoria en España, y aunque no sabemos exactamente a partir de qué fecha, debes empezar a saber cómo te va a afectar o qué debes hacer para adaptarte. Aquí te lo explicamos de forma sencilla y sin tecnicismos.
¿Qué es la factura electrónica y por qué este cambio?
La factura electrónica es simplemente una factura tradicional, pero que se expide y se recibe en formato digital con validez legal. Es una factura totalmente válida y su objetivo es hacer más ágiles las transacciones, controlar la morosidad y facilitar la gestión contable de empresas y autónomos.
Este cambio viene impulsado por la Ley Crea y Crece, que busca digitalizar la economía y mejorar la transparencia en los pagos. En otras palabras: menos papeleo, más eficiencia.
¿A quién afecta esta nueva normativa?
La factura electrónica deberá utilizarse en todas las transacciones comerciales o prestaciones de servicios entre empresas y autónomos que operen en España o cuyo destinatario sea el sector público. Entre otras operaciones se documentarán mediante factura electrónica:
- Operaciones B2B entre empresas, autónomos y profesionales para cualquier tipo de entidad (tenga o no personalidad jurídica).
- Operaciones B2G con organismos del sector público.
- En las operaciones B2C en los que el cliente sea un particular o consumidor final, siempre que el cliente preste su consentimiento o lo solicite expresamente.
Quedarán exoneradas de esta obligación las siguientes operaciones:
- Las que se reflejen en una factura simplificada.
- Las que se documenten en factura sin ser obligatorio.
- Las que el destinatario sea un tercero que no tenga la sede de su negocio o un establecimiento permanente en territorio español.
¿Cuándo será obligatoria?
La ley establece la obligatoriedad de la factura electrónica a partir de la fecha de publicación del reglamento en el BOE (se estima que se publicará a lo largo de 2025, sin embargo es algo que no se puede afirmar con rotundidad) estableciendo unos plazos que empezarán a contar a partir de ese momento.
Los plazos en los que se iniciaría la obligatoriedad de facturar en formato electrónico son los siguientes:
- 12 meses para las empresas que hayan facturado más de 8 millones de euros en el ejercicio anterior.
- 24 meses para las empresas que hayan facturado menos de 8 millones de euros en el ejercicio anterior.
Desde el momento en que resulte obligatorio, la empresa deberá emitir todas sus facturas cuyo destinatario sea una empresa o profesional (B2B) en formato electrónico y recibirlas de sus proveedores.
¿Qué pasa si no cumplo con la normativa?
No adaptarse a la factura electrónica podría acarrear sanciones. La normativa prevé dos tipos de consecuencias en función de la gravedad de la actuación:
- Apercibimiento con el otorgamiento de un plazo determinado en el que la empresa deberá acreditar la adopción de las medidas correctoras pertinentes.
- Imposición de multa de hasta 10.000 euros
Además, si trabajas con empresas que ya usan este sistema, podrías quedarte fuera del circuito de negocio. Es aconsejable contactar con asesores fiscales para asegurarte de que te adaptas a la nueva normativa.
Ventajas de la factura electrónica
Todos los cambios conllevan un proceso de adaptación que puede implicar más trabajo en un primer momento, pero mediante este sistema podremos obtener beneficios importantes a corto plazo:
- Ahorro de costes: Menos papel, menos impresión y menos almacenamiento físico.
- Más seguridad y control: Se reducen errores y se evita la pérdida de documentos.
- Pagos más rápidos: Facilita la trazabilidad y reduce los retrasos en los cobros.
- Menos burocracia: Todo será más ágil y automatizado.
¿Cómo adaptarse sin complicaciones?
Si aún no trabajas con la factura electrónica, no te preocupes, hay tiempo para hacerlo. Aquí te dejamos algunos pasos clave:
- Elegir un software de facturación: Existen muchas opciones en el mercado, desde programas gratuitos hasta soluciones más avanzadas.
- Asegúrate de que cumple con los requisitos legales: La factura debe estar en formato estructurado (XML, Facturae) y contener firma digital.
- Capacitarte o formar a tu equipo: Entender el funcionamiento de la factura electrónica facilitará la transición.
- Probar antes de que sea obligatorio: No esperes al último momento; cuanto antes te adaptes, mejor.
¿Preparado para el cambio?
La factura electrónica no solo es una obligación, sino una oportunidad para modernizar y mejorar la gestión de tu negocio. Con un poco de planificación, el salto digital será mucho más sencillo.
Empieza ya y anticípate.
Si tienes cualquier duda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Nuestros expertos en Versis, estarán encantados de ayudarte.
