La factura electrónica será obligatoria entre empresas y profesionales el 6 de octubre de 2027 si tu volumen de operaciones supera los 8 millones de euros, y el 6 de octubre de 2028 para el resto de pymes y autónomos. Los plazos los fija el Real Decreto 238/2026, y la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026, puso en marcha la cuenta atrás.
Desde esa fecha tendrás que emitir y recibir en formato electrónico estructurado todas las facturas que hagas a otras empresas y autónomos. Un PDF ya no servirá. En esta guía tienes qué fecha te toca según tu caso, quién queda fuera, qué formato necesitas y qué pasa si no cumples.
| Tu caso | Emitir y recibir factura electrónica | Comunicar el pago o el rechazo |
|---|---|---|
| Empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones | 6 de octubre de 2027 | 6 de octubre de 2027 |
| Sociedades con volumen de operaciones de hasta 8 millones | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2028 |
| Autónomos (personas físicas) y entidades en atribución de rentas de hasta 8 millones | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2029 (voluntario hasta entonces) |
¿Es obligatoria la factura electrónica en 2026?
No. En 2026 solo ha entrado en vigor la orden que activa los plazos: la obligación empieza a contar desde ella, con 12 meses de margen para las empresas más grandes y 24 para el resto. Durante años se habló de 2025 y de 2026 porque se esperaba antes el reglamento, pero las fechas que fija la norma son las de la tabla.
Lo que sí es obligatorio desde hace tiempo es facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas, que tiene su propio régimen y que explicamos más abajo.
¿Quién está obligado a emitir una factura electrónica?
Todo empresario o profesional que esté obligado a expedir factura y cuyo cliente sea otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España (artículo 3.1 del Real Decreto 238/2026). En la práctica, autónomos, sociedades, comunidades de bienes y cualquier otra entidad que facture a empresas.
No hay un mínimo de facturación: los 8 millones de euros solo determinan si te toca en 2027 o en 2028. Y la obligación funciona en los dos sentidos. Tendrás que emitir tus facturas en formato electrónico y también recibir así las de tus proveedores.
Facturas a la Administración (B2G)
Facturar a organismos públicos tiene un régimen propio y anterior, el de la Ley 25/2013. Desde el 15 de enero de 2015, las sociedades anónimas, las sociedades limitadas y otras entidades están obligadas a presentar sus facturas a la Administración en formato electrónico a través del punto general de entrada que corresponda, como FACe en el caso del Estado.
Facturas a particulares (B2C)
La obligación del Real Decreto 238/2026 no alcanza las ventas a consumidores finales. Con un particular, la factura electrónica solo es posible si el cliente da su consentimiento. La única excepción afecta a grandes empresas de determinados sectores (suministros de agua, gas y electricidad, telecomunicaciones, servicios financieros, agencias de viaje, transporte y comercio minorista), que deben ofrecerla a los particulares que la acepten o la pidan, según el artículo 2 bis de la Ley 56/2007.
¿Quién no está obligado a factura electrónica?
El real decreto deja fuera estas operaciones:
- Las ventas a particulares, como acabamos de ver.
- Las operaciones con clientes que no tengan sede, establecimiento permanente ni domicilio en España.
- Las facturas simplificadas (los tickets), salvo las simplificadas cualificadas. Si un cliente empresa te pide convertir un ticket en factura completa, esa factura ya no es simplificada.
- Las operaciones en las que no existe obligación de expedir factura.
- Las actividades reguladas del operador del mercado eléctrico y del operador del mercado organizado de gas, y las operaciones liquidadas en las cámaras de compensación de IATA.
Circulan exenciones que no aparecen en el real decreto. La norma no recoge ningún umbral mínimo de facturación por debajo del cual no haya que cumplir, ni menciona el régimen de módulos ni el número de clientes. Si facturas a empresas o autónomos en España, la obligación te alcanza. El real decreto sí permite que el Ministerio de Economía excluya otras operaciones mediante orden ministerial, así que conviene revisar si se publica alguna.
Formato: por qué un PDF o un Excel ya no sirven
Una factura en PDF, Word o Excel no es una factura electrónica a efectos de esta obligación, aunque se envíe por correo. La norma exige un mensaje informático estructurado, ajustado al modelo semántico europeo EN16931 y en una de estas cuatro sintaxis: CII, UBL, EDIFACT o Facturae (artículo 7.1 del Real Decreto 238/2026). Es decir, un archivo que los programas pueden leer y procesar automáticamente, no un documento pensado para leerlo una persona.
La firma depende de la vía que uses. Si emites a través de una plataforma privada, cada factura debe llevar firma electrónica avanzada, propia o delegada. Si usas la solución pública de la AEAT, es la propia Agencia la que garantiza la autenticidad y la integridad. En cualquier caso, la factura tiene que cumplir los mismos requisitos de validez legal que cualquier otra.
Las empresas de más de 8 millones tendrán, además, una obligación temporal: durante sus primeros 12 meses deberán acompañar cada factura electrónica de un PDF que garantice su legibilidad, salvo que el cliente acepte expresamente recibir solo el formato original.
La solución gratuita de la AEAT
No es obligatorio comprar un programa. La Agencia Tributaria gestionará una solución pública de facturación electrónica, gratuita para los usuarios, desde la que se podrán emitir, recibir y conservar facturas. Incluirá un formulario gratuito para expedirlas y para comunicar su estado, incluido el pago. Deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha obligatoria.
Si prefieres seguir con tu programa de facturación o con una plataforma privada, puedes hacerlo, siempre que cumplan los requisitos técnicos. En ese caso, tendrás que enviar a la solución pública una copia fiel de cada factura en sintaxis UBL en el mismo momento de emitirla. Si no has pactado con tus proveedores recibir las facturas por una plataforma privada, se entiende que las recibes a través de la solución pública.
Estados de la factura: qué hay que comunicar y en qué plazo
Es la novedad que más trabajo dará y la que menos se conoce. El objetivo de la norma es medir la morosidad entre empresas, así que no basta con emitir y recibir: quien recibe la factura tiene que informar de lo que pasa con ella.
- Rechazo: si rechazas una factura, debes comunicarlo. Si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, se presume aceptada.
- Pago: debes comunicar el pago efectivo completo y su fecha, además de la fecha de vencimiento del plazo de pago.
- Plazo: cuatro días naturales desde que se produce el estado, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.
Quien emite la factura puede informar voluntariamente del cobro o del impago. Si tienes clientes que no pagan, esta información quedará registrada, y conviene conocer también cómo recuperar el IVA de una factura impagada.
Diferencias entre la factura electrónica y Verifactu
Son dos obligaciones distintas que a menudo se confunden. La factura electrónica regula el formato y el intercambio de las facturas entre empresas y su comunicación a la solución pública. Verifactu (Real Decreto 1007/2023) regula los requisitos de los programas con los que se emiten las facturas, para que los registros no puedan alterarse.
Según el BOE, las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades deben adaptar sus sistemas a Verifactu antes del 1 de enero de 2027, y el resto antes del 1 de julio de 2027. Hacienda ha anunciado su intención de retrasarlo para que coincida con la factura electrónica, pero todavía no hay norma. Te lo contamos en detalle en nuestro artículo sobre el retraso de Verifactu a 2028.
Sanciones por no usar la factura electrónica
La multa de hasta 10.000 euros que se cita a menudo no castiga a quien no emite factura electrónica a otra empresa. El artículo 2 bis.9 de la Ley 56/2007 prevé apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para las grandes empresas de los sectores citados que no ofrezcan a sus clientes particulares la posibilidad de recibir facturas electrónicas o que no les permitan acceder a ellas.
Para el incumplimiento entre empresas, la normativa de factura electrónica no fija una sanción específica. Eso no lo convierte en opcional: desde la fecha que te corresponda, una factura a otra empresa emitida fuera del sistema no cumple con lo que exige la norma, y los clientes obligados a comunicar sus pagos a Hacienda te pedirán facturas en el formato correcto.
Cómo prepararte según tu caso
- Si superas los 8 millones: te queda menos de un año. Coordínate ya con tu proveedor de software y planifica el envío del PDF durante los primeros 12 meses.
- Si eres una sociedad de hasta 8 millones: tienes hasta octubre de 2028, pero tus clientes y proveedores grandes empezarán en 2027 y podrán enviarte facturas electrónicas antes. Asegúrate de poder recibirlas.
- Si eres autónomo: decide si te basta con el formulario gratuito de la AEAT o si te compensa un programa de facturación. Comunicar el pago será voluntario hasta octubre de 2029, pero conviene acostumbrarse antes.
- En todos los casos: revisa los datos fiscales de clientes y proveedores (NIF, razón social y dirección), porque muchos rechazos vendrán de errores sencillos, y ordena el control de vencimientos y pagos. Si tu contabilidad la lleva una asesoría contable, acordad quién comunicará cada estado de la factura.
Versis te aconseja. No mires solo tu fecha. Si vendes o compras a empresas de más de 8 millones, tus procesos se verán afectados desde octubre de 2027, aunque tu obligación llegue en 2028. Haz una lista de tus diez principales clientes y proveedores, comprueba su tamaño y planifica a partir de la primera fecha que os afecte.
¿Necesitas ayuda para adaptarte a la factura electrónica?
La adaptación será sencilla si ya facturas con un programa actualizado y más exigente si todavía trabajas con plantillas de Word o Excel. En ambos casos, empezar con margen sale más barato que hacerlo con prisas. Desde nuestra asesoría fiscal en Valencia revisamos contigo qué fecha te corresponde, qué opción de facturación te conviene y cómo organizar la comunicación de pagos.
